EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) – Die Allround-Lösung von ITworx 2018-03-30T09:26:04+00:00

EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO)
Die Allround-Software-Lösung von ITworx

Von der Kontrolle und Steuerung der Datenschutzprozesse bis hin zur flächendeckenden Mitarbeitersensibilisierung ist mit unserer Lösung alles möglich!

Für alle EU-Länder sind ab dem 25. Mai 2018 die neuen Datenschutzstandards auf Basis der EU-DSGVO (EU-Datenschutz-Grundverordnung) verbindlich. Wichtigstes Ziel der neuen Verordnung ist es, Nutzerrechte zu stärken und für mehr Transparenz zu sorgen. Auch die Datenschutz-Folgenabschätzung, in der Risiken erkannt und bewertet werden, stellt eine neue Herausforderung dar. Unternehmen werden mehr Aufwand betreiben müssen, um den geänderten Anforderungen gerecht zu werden. Softwarelösungen unterstützen bei der Dokumentation, Optimierung und Umsetzung aller relevanten Datenschutz-Prozesse.

Die Hauptmerkmale unserer Datenschutzmanagement-Software

Unsere Software dient als zentrale Plattform, auf der Sie sämtliche datenschutzrelevanten Verfahren inventarisieren. Die Software beinhaltet Checklisten (> 1.000 Fragen) zur Prüfung der Verfahren im eigenen Haus sowie bei externen Dienstleistern (Auftragsverarbeitung). Maßnahmen, die Sie zur Optimierung des Datenschutzes definieren, werden in der Software dokumentiert, delegiert und überwacht.

Ein umfangreiches Vorlagensystem hilft, Redundanzen zu vermeiden und unterstützt bei der Abbildung von unternehmensinternen Datenschutzprozessen. Das Vorlagensystem können Sie schnell und einfach an Ihre Bedürfnisse anpassen. Es bietet unter anderem die Verwaltung von Text für Zweckbestimmungen oder Rechtsgrundlagen von Verarbeitungsprozessen, Definitionen von Maßnahmen oder auch Templates für die Datenschutzfolgenabschätzung sowie komplette Verfahrensbeschreibungen.

Wichtiger Bestandteil eines gesetzeskonformen Datenschutzmanagements ist die Mitarbeitersensibilisierung. Unsere Software Lösung enthält zahlreiche E-Learning- und Newsletter-Funktionen zur Mitarbeiterschulung und erleichtert den Nachweis, welche Schulungen wann durchgeführt wurden.

Durch ein differenziertes Zugriffskonzept definieren Sie Rollen und Rechte. Je nach Anforderung binden Sie einzelne, ausgewählte Datenschutz-Koordinatoren ein oder auch die gesamte Belegschaft. Über Clientzugriff auf das zentrale System fördert Sie Teamarbeit und Informationsverdichtung. So können neue oder geänderte Verarbeitungsprozesse (Verfahren) elektronisch an den Datenschutzbeauftragten gemeldet werden. Neben dem direkten Clientzugriff kann der Anwender die Checklisten auch extern ausfüllen: Die Fragen werden dann in eine MS Excel-Datei oder als HTML-Fragebogen mit verschlüsselter Antwortübertragung exportiert.

Alle protokollierten Informationen lassen sich flexibel auswerten. Die 19 Reportvorlagen decken nicht nur die gesetzlichen Vorgaben (Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten, Tätigkeitsberichte, Maßnahmenübersichten, Analyseberichte) ab, sondern erlauben differenzierte Auswertungen des Datenschutz-Managements (Maßnahmenplanung, Auditprotokoll etc.). Als Ausgabeformate stehen MS Word/Excel, PDF und HTML zur Verfügung.

Assistenten und kontextsensitive Aktionsmenüs begleiten Sie durch alle Eingabeprozesse. Für sofortige Transparenz sorgen interaktive Fortschrittsanzeigen und die Ampelsymbolik bei der Datenschutz-Kontrolle. Ihre persönliche Aufgabenübersicht sowie die automatischen E-Mail-Benachrichtigungen geben Ihnen die Sicherheit, sämtliche Aufgaben und Fristen im Blick zu haben. Selbstverständlich sieht jeder Anwender dank des fein granulierten Rechte- und Rollenkonzepts nur die für ihn bestimmten Arbeitsbereiche und Daten.

Datenschutzmanagement:
Die Verfahrensprüfung als Kernprozess

Welche datenschutzrelevanten Verarbeitungstätigkeiten gibt es im Unternehmen und laufen diese Verfahren gesetzeskonform ab? Diese zentrale Frage zu beantworten und die Erkenntnisse zu dokumentieren, ist eine hochkomplexe Angelegenheit. Datenschützer, die mit selbstentwickelten Lösungen arbeiten, stoßen schnell an Grenzen – Prüfung und Dokumentation werden bereits in mittelgroßen Unternehmen so umfangreich, dass die Übersicht verloren geht. Unsere Lösung strukturiert Ihr unternehmensweites Datenschutzmanagement und verringert den Arbeitsaufwand.

Verarbeitungstätigkeiten inventarisieren
Usere Software ist die zentrale Datenbank, auf der Sie sämtliche, datenschutzrelevanten Verfahren des Unternehmens dokumentieren. Die Software vereinfacht die Dokumentation durch Assistenten, die Ihnen bei der Anlage helfen und Muster-Verfahren, die Sie wiederverwerten können. Durch Abbildung Ihrer Unternehmensstruktur ordnen Sie einmal angelegte Muster-Verfahren oder andere Vorlagen gezielt Geltungsbereichen in der Organisation zu. Das vermeidet Redundanz und erhöht die Effizienz im Datenschutz.

Verarbeitungstätigkeiten prüfen
Auch bei der Verfahrensprüfung verringern Sie Redundanz. Zusätzlich verbessern Sie die Prüfqualität. Das System enthält Checklisten mit über 1.000 ausformulierten Fragen. Abhängig von der Art der Verarbeitungstätigkeit stellen Sie Fragenkataloge zusammen, um sie Verfahren zuzuordnen. Hierbei nutzen Sie ebenfalls das Prinzip der Wiederverwertung und Vererbung: Einmal erstellte Checklisten können auf eine beliebige Anzahl Verfahren angewendet werden.

Analyse
Nachdem ein Verfahren mit einer Checkliste verknüpft wurde, ordnen Sie es der Person oder Fachabteilung zu, die für die Bearbeitung zuständig ist. Mitarbeiter greifen  auf das System zu, um die Fragen der Checklisten zu beantworten oder sie bekommen die Prüfkriterien einfach zugesandt, ohne direkten Zugriff auf das System haben zu müssen.

Kontrolle
Die Beantwortung der Checklisten-Fragen können nun bewertet werden: Welche Aspekte eines Verfahrens laufen datenschutzkonform ab und sind unbedenklich? An welchen Stellen muss nachgebessert werden? Ampelsymbole helfen Ihnen bei der Einordnung und geben einen schnellen Gesamtüberblick.

Optimierung
Am Ende des Prozesses steht die Optimierung. Sie definieren Maßnahmen, mit denen die aufgedeckten Datenschutz-Mängel behoben werden. Auch für diese Aufgabe nutzen Sie den Vorlagen-Pool, um effizient zu arbeiten. Wiedervorlagefunktionen und Fristenwarnungen unterstützen Sie beim Monitoring der Maßnahmen-Durchführung.

 

Datenschutz für Unternehmen, Kommunen und externe Datenschutzbeauftragte. Unsere Allround-Lösung für professionelles Datenschutzmanagement – bietet Ihnen neben der Kontrolle und Steuerung Ihrer Datenschutzprozesse eine flächendeckende Mitarbeitersensibilisierung rund um das Thema Datenschutz.

Ihre Verantwortung wächst:
Bleiben Sie souverän

Ein unternehmensweites Datenschutzmanagement, das lückenlos, gesetzeskonform und frei von redundanter Arbeit abläuft, ist Ihr Anspruch. Ab einer gewissen Unternehmensgröße wird die Umsetzung schwierig – und die Verantwortung wächst durch die neuen gesetzlichen Bestimmungen der EU-DSGVO.

Verantwortung vereinfachen
Mit uns vereinfachen Sie Ihre Verantwortung im Datenschutz. Durch Strukturierung und Dokumentation sämtlicher datenschutzrelevanter Prozesse auf einer zentralen Plattform gewinnen Sie den vollen Überblick über den Stand Ihrer Datenschutz-Organisation: Alle Verfahren sind geordnet inventarisiert und die Bewertung der Verfahren und Risiken sowie der Stand der Optimierung ist übersichtlich dokumentiert. Ampelsymbole machen die Datenschutz-Organisation übersichtlich und leicht kontrollierbar – auch bei umfangreichen Beständen.

Aufwand verringern
Unsere Software-Lösung hilft Ihnen nicht nur bei der korrekten Abarbeitung Ihrer Aufgaben, sondern auch dabei, die Aufgaben mit möglichst geringem Aufwand zu erledigen. Einen hohen Effizienzgewinn generiert der durchgängige Einsatz von Vorlagen: Sie vermeiden doppelte Arbeit beim Anlegen von Verfahren und Verfahrensprüfungen und nutzen bewährte Dokumente durch Verknüpfung. Nicht nur die Vorlagen auch die Kollaborationsfunktionen verringern den Aufwand Ihrer Datenschutz-Organisation: Fachabteilungen, die Verfahren analysieren, Externe, die Anfragen stellen oder Datenschützer, die eingebunden werden – das System bietet vielfältige Möglichkeiten, Inhalte „von außen“ ohne Medienbruch zu integrieren.

Unternehmensstrukturen integrieren
Unsere Software ist konzernfähig. Das heißt, dass auch komplexe Unternehmensstrukturen in der Software abgebildet werden können, um Zugangsrechte, Rollen- und Dokumentenverteilung zu organisieren. Vorlage- und Vererbungsfunktionen minimieren den Aufwand bei Aufbau und Erweiterung der Struktur.

Ganzheitliches Datenschutzmanagement
Die Verwaltung Ihres Datenschutzes mit Spezialsoftware zahlt sich aus: Sie gewinnen die volle Kontrolle über den unternehmensweiten Datenschutzprozess und die Gewissheit, Ihrer Aufgabe auf ganzer Linie gerecht zu werden. Durch Strukturierung und Wiederverwertung verschlanken Sie Prozesse und vermeiden redundante Arbeit. Angepasst an Ihre Unternehmensstruktur ist unsere Software-Lösung ein Werkzeug, das Sie bei sämtlichen Arbeiten unterstützt, die für Ihr unternehmensweites Datenschutzmanagement von Bedeutung sind.

Software Impressionen